Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Grupę Backup sp. z o.o.

1. Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych? W jaki sposób można się skontaktować z administratorem?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Grupa Backup Sp z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. Krótka 11, 24-100 Puławy.

Może się Pan/Pani kontaktować z nami przesyłając e – mail na adres: biuro@grupabackup.pl, a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pod wskazanym powyżej adresem naszej siedziby.

2. W jakich celach są przetwarzane Pani/Pana dane osobowe oraz jaka jest podstawa prawna przetwarzania?

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane we wskazanych poniżej celach oraz w oparciu o wskazane poniżej podstawy prawne:

zawarcia i wykonania umowy ubezpieczenia (np. ubezpieczenia AC/OC), w tym dokonania oceny ryzyka ubezpieczeniowego – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonania umowy;
oceny ryzyka ubezpieczeniowego w sposób zautomatyzowany w ramach profilowania klientów przed zawarciem umowy ubezpieczenia – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
zawarcia i wykonania umowy ubezpieczenia, w tym dokonania oceny ryzyka ubezpieczeniowego, w zakresie obejmującym szczególne kategorie danych osobowych, takich jak np. informacje o stanie zdrowia – podstawą prawną przetwarzania danych jest Pani/Pana wyraźna zgoda; w razie nieudzielenia zgody dane osobowe nie będą przetwarzane w tym celu;
marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych administratora, w tym w celach analitycznych i profilowania – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność ich przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem administratora jest w tym przypadku prowadzenie marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych;
w celach marketingowych, w tym w celach analitycznych i profilowania produktów i usług własnych administratora, także po zakończeniu umowy ubezpieczenia – podstawą prawną przetwarzania danych jest Pani/Pana zgoda, pod warunkiem, że została przez Panią/Pana udzielona; w razie nieudzielenia zgody dane osobowe nie będą przetwarzane w tym celu;
wypełnienia przez administratora obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, wynikającego z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ile przepisy te będą miały zastosowanie w Pani/Pana przypadku;
wypełniania przez administratora obowiązków związanych z raportowaniem FATCA/CRS – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, wynikającego z przepisów o wypełnianiu międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA, oraz przepisów o automatycznej wymianie informacji podatkowych z innymi państwami;
ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Panią/Panem umową ubezpieczenia – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem administratora jest w tym przypadku możliwość dochodzenia roszczeń;
ewentualnego podejmowania czynności w związku z przeciwdziałaniem przestępstwom ubezpieczeniowym – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem administratora jest w tym przypadku możliwość́ przeciwdziałania przestępstwom i ścigania przestępstw popełnianych na szkodę administratora;

Jeśli do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych potrzebujemy Pana/Pani zgody, nie będziemy przetwarzać dotyczących Pani/Pana danych osobowych w przypadku, gdy takiej zgody nie otrzymamy, jak również w przypadku, gdy udzielona nam zgoda zostanie wycofana lub utraci ważność. Udzieloną nam zgodę może Pani/Pan wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonaliśmy na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem. Chcąc wycofać zgodę, może Pani/Pan skontaktować się z nami w sposób wskazany w pkt 1, albo poprzez kanał komunikacji, za pośrednictwem którego wyraziła Pani/wyraził Pan zgodę.

3. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe czy dobrowolne? Jakie są konsekwencje niepodania danych osobowych?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy ubezpieczenia oraz jest konieczne do oceny ryzyka ubezpieczeniowego. Nie będziemy mogli zawrzeć z Panią/Panem umowy ubezpieczenia w przypadku, gdy nie otrzymamy od Pani/Pana niezbędnego zakresu Pani/Pana danych osobowych.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, które przetwarzać będziemy do celów marketingowych po zakończeniu umowy oraz do celów marketingowych jest dobrowolne. W razie niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w tych celach, nie będzie Pani/Pan otrzymywać informacji o naszych nowych produktach i usługach oraz promocjach po zakończeniu łączącej nas umowy.

4. Przez jaki okres będziemy przechowywać Pani/Pana dane osobowe

Państwa dane osobowe będą przechowywane w celach, dla których je zebraliśmy, odpowiednio: do momentu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora albo do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy ubezpieczenia, obowiązku przechowywania wynikającego z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przepisów dotyczących wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych i wdrożenia ustawodawstwa FATCA oraz przepisów o automatycznej wymianie informacji podatkowych z innymi państwami, o ile odpowiednie przepisy będą miały zastosowanie w Pani/Pana przypadku.

W przypadku danych osobowych, które przetwarzamy do celów marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i do celów analitycznych, przestaniemy przetwarzać te dane we wskazanych celach, jeśli zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Pani/Pana danych w tych celach.

Dane osobowe, przetwarzane przez nas w celach marketingowych na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, przestaną być przetwarzane w tym celu w przypadku wycofania przez Panią/Pana udzielonej nam zgody.

W przypadku, gdy podała nam Pani/Pan swoje dane osobowe w celu zawarcia umowy ubezpieczenia, która ostatecznie nie została zawarta, Pani/Pana dane osobowe zostaną przez nas usunięte niezwłocznie po podjęciu decyzji o nie zawarciu umowy ubezpieczenia.

Zapewniamy, aby powyższe zasady przechowywania Pani/Pana danych osobowych były również respektowane przez naszych podwykonawców, którym te dane powierzamy na podstawie zawieranych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podsumowując, powierzone nam przez Panią/Pana dane osobowe nie są przez nas przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celów, dla jakich je otrzymaliśmy.

5. Do jakich odbiorców przekazujemy Pani/Pana dane osobowe?

W przypadku, gdy w trakcie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych zaistnieje potrzeba przekazania Pani/Pana danych osobowych innym podmiotom, czy to na podstawie Pani/Pana zgody czy też w związku z obowiązkiem, jaki nakładają na nas obowiązujące przepisy, zapewnimy, aby każde przekazanie Pani/Pana danych odbywało się z poszanowaniem ich bezpieczeństwa.

Pani/Pana dane osobowe będziemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:

podmiotom upoważnionym do udostępnienia im Pani/Pana danych osobowych na podstawie przepisów ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej z dnia 11 września 2015 r. oraz innych przepisów prawa – mogą to być np. zakłady reasekuracji, zakłady ubezpieczeń; podmiotom przetwarzającym Pani/Pana dane osobowe na nasze zlecenie, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do świadczenia usług na naszą rzecz. Podmiotami tymi są nasi agenci, dostawcy usług, w tym m.in. usług IT, usług serwisowych, usług zarządzania dokumentami, podmioty przetwarzające dane w celu windykacji przysługujących nam należności, agencje marketingowe, które będą w naszym imieniu wysyłały Pani/Panu nasze informacje marketingowe. Podmioty te są naszymi procesorami, co oznacza, że przetwarzają powierzone im dane osobowe wyłącznie na podstawie zawartej z nami umowy i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

6. Jakie są Pani/Pana prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem przez nas Pani/Pana danych osobowych, mają Pani/Pan prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych, prawo do żądania ich sprostowania, usunięcia danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych. W szczególności przysługuje Pani/Panu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania.

W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy ubezpieczenia lub przetwarzane są na podstawie Pani/Pana zgody i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, przysługuje Pani/Panu także prawo do przenoszenia danych osobowych. Oznacza to, że może Pani/Pan otrzymać od nas, na Pani/Pana prośbę, Pani/Pana dane osobowe zawarte w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Tak otrzymane dane osobowe może Pani/Pan przesłać do innego administratora danych.

Prawa te przysługują̨ Pani/Panu w przypadkach i w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.

Jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie przez nas Pani/Pana danych osobowych narusza obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych, w tym w szczególności przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do spraw ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych.

7. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, w celu przedstawienia Pani/Panu oferty umowy ubezpieczenia i wyliczenia wysokości składki ubezpieczeniowej, będziemy podejmować w Pani/Pana sprawie decyzje również w sposób zautomatyzowany, tzn. bez wpływu człowieka. Czynniki, jakie będziemy brać pod uwagę przy zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, to: historia ubezpieczenia, lokalizacja, czynniki osobowe np. wiek, długość posiadania uprawnień itp. lub dane o pojeździe.

Ponadto, abyśmy mogli przedstawić Pani/Panu ofertę umowy ubezpieczenia oraz oszacować ryzyko ubezpieczeniowe zawarcia z Panią/Panem umowy ubezpieczenia i wyliczyć adekwatną do tego ryzyka składkę, będziemy również opierać się przy podejmowaniu decyzji o tzw. profilowanie. Oznacza to, że będziemy w sposób zautomatyzowany oceniać Pani/Pana czynniki osobowe dotyczące stanu zdrowia, daty urodzenia, wykonywanego zawodu. Przykładowo, im więcej szkód miało miejsce w ciągu określonego okresu, tym większe może być ryzyko ubezpieczeniowe i w związku z tym składka ubezpieczeniowa może być wyższa.

Nie stosujemy profilowania w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych dzieci.

W związku ze zautomatyzowanym podejmowaniem przez nas decyzji dotyczących wysokości składki ubezpieczeniowej, którą Pani/Panu oferujemy, ma Pani/Pan prawo do zakwestionowania tej decyzji, do przedstawienia nam własnego stanowiska lub do uzyskania od nas interwencji człowieka (tj. przeanalizowania Pani/Pana danych i podjęcia decyzji przez naszego pracownika). W przypadku chęci skorzystania z którychkolwiek z powyższych uprawnień, można kontaktować się z nami w sposób wskazany w pkt. 1.